Datenschutzerklärung und Cookies

Stand: 23. Oktober 2026

Wir informieren Sie darüber, wie die Stegmaier Solar GmbH personenbezogene Daten bei der Nutzung unserer Website, bei der Kontaktaufnahme sowie im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen verarbeitet. Hierzu gehört auch der unterstützende Einsatz künstlicher Intelligenz zur Erstellung von E-Mail-Antwortentwürfen.

1. Verantwortlicher

Für Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und die Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte erreichen Sie uns unter der vorstehenden Anschrift bzw. E-Mail-Adresse.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Verträge, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO sowie, bei einwilligungsbedürftigen Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Anwendung.

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, berücksichtigen wir die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Besuch der Website und Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, darunter insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angefragte Seite, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, gegebenenfalls Referrer-URL sowie Browser-, Geräte- und Betriebssysteminformationen.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung und Stabilität der Website sowie der Abwehr von Angriffen und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nach den Angaben der bisher veröffentlichten Datenschutzerklärung können sicherheitsbezogene Server-Logdateien bis zu einem Jahr aufbewahrt werden. Tatsächliche Speicherfristen richten sich nach der jeweiligen technischen Konfiguration und dem konkreten Zweck.

4. Website-Betrieb und Hosting

Unsere Website wird über IONOS betrieben. Bei der Bereitstellung der Website verarbeitet der Hosting-Dienstleister technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adressen und Zugriffs- beziehungsweise Server-Logdaten, soweit dies für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien nutzen. Technisch notwendige Technologien werden eingesetzt, soweit sie für den Betrieb erforderlich sind. Für die Speicherung oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät, die nicht unbedingt erforderlich sind, holen wir, soweit gesetzlich notwendig, eine Einwilligung ein (§ 25 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder f DSGVO.

In der bisher veröffentlichten Datenschutzerklärung wird Cookiebot (Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark; im Unternehmensverbund mit Usercentrics) als Consent-Management-Lösung genannt. Hierbei können insbesondere Einwilligungsstatus, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls die gekürzte IP-Adresse verarbeitet werden. Sofern diese Lösung weiterhin eingesetzt wird, können Sie Ihre Einwilligung über die Cookie-Einstellungen der Website mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Drittanbieter-Technologien für Analyse oder Marketing werden nur entsprechend der jeweils erforderlichen Einwilligung aktiviert. Welche Dienste tatsächlich eingebunden sind, ergibt sich aus der aktuellen Cookie-Auswahl und den tatsächlich verwendeten Website-Diensten.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Anfrage und die für die Bearbeitung notwendigen Kommunikations- und Vorgangsdaten. Hierzu können Angaben zu Photovoltaikanlagen, Gebäuden, Angeboten, Projekten oder Servicefällen gehören.

Die Verarbeitung dient der Beantwortung von Anfragen, der Angebotserstellung und der Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen oder der Dokumentation von Vorgängen kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO einschlägig.

Die Bereitstellung von Daten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne notwendige Kontakt- und Sachinformationen können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten.

7. KI-unterstützte Bearbeitung eingehender E-Mails

Zweck und Funktionsweise

Zur Unterstützung unserer Mitarbeiter setzen wir einen internen KI-basierten E-Mail-Assistenten ein. Der Assistent kann eingehende geschäftliche E-Mails auswerten, relevante Angaben für die Bearbeitung strukturieren und Antwortentwürfe erstellen. Die Nutzung dient der schnelleren Bearbeitung von Anfragen, der organisatorischen Unterstützung sowie der einheitlichen Qualität der Kundenkommunikation.

Ein KI-generierter Antwortentwurf wird nicht automatisch versendet. Vor jedem ausgehenden Versand ist eine ausdrückliche menschliche Prüfung und Freigabe vorgesehen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Entwurfserstellung nicht statt.

Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Inhalt der E-Mail können insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Namen, Betreff, Nachrichtentext, technische Nachrichtenkennungen und Angaben zum Anliegen verarbeitet werden. Signaturen oder im Nachrichtentext enthaltene zusätzliche personenbezogene Angaben können ebenfalls umfasst sein. E-Mail-Anhänge sind in der derzeit vorgesehenen automatisierten Eingangskonfiguration nicht zum Download aktiviert; eine davon abweichende spätere Verarbeitung bedarf gesonderter Prüfung.

Rechtsgrundlage

Die Bearbeitung von Anfragen und die Erstellung von Antwortentwürfen erfolgt, soweit die Kommunikation auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen kann unser berechtigtes Interesse an der effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Verarbeitung tragen, soweit die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Personen nicht überwiegen.

Eingesetzte Anbieter und Datenweitergabe

Die technische Orchestrierung des Assistenten erfolgt über eine selbst betriebene n8n-Instanz sowie eine PostgreSQL-Datenbank auf Serverinfrastruktur von Hetzner. Die E-Mail-Kommunikation wird über unsere E-Mail-Dienste bei IONOS abgewickelt. Zur sprachlichen Analyse und Erstellung von Antwortentwürfen werden dafür erforderliche Inhalte an die OpenAI API übermittelt. OpenAI verarbeitet solche Daten im Rahmen der jeweiligen geschäftlichen Vertrags- und Auftragsverarbeitungsbedingungen.

OpenAI gibt nach seiner veröffentlichten API-Dokumentation an, über die API übermittelte Kundendaten nicht standardmäßig für das Training seiner Modelle zu nutzen. Abhängig von Produktfunktion und vereinbarten Datenkontrollen können API-Inhalte oder zugehörige Sicherheitsprotokolle zeitlich begrenzt aufbewahrt werden. Ein genereller Ausschluss jeder Speicherung durch OpenAI wird daher nicht zugesichert.

Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von OpenAI können personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Soweit keine einschlägige Angemessenheitsentscheidung greift, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage der nach der DSGVO vorgesehenen Garantien, insbesondere geeigneter Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls ergänzender Schutzmaßnahmen. Maßgeblich sind die konkret für unseren API-Vertrag geltenden Regelungen und die tatsächlich genutzten Verarbeitungsstandorte.

Speicherung und Löschung

Antwortentwürfe und deren Freigabestatus werden in unserer internen Datenbank gespeichert, soweit dies für die Bearbeitung, Kontrolle und Dokumentation erforderlich ist. Daten zu technischen n8n-Ausführungen werden nach der derzeitigen Konfiguration grundsätzlich nach etwa sieben Tagen bereinigt; hiervon können beispielsweise Fehler- und Sicherheitsprotokolle oder anderweitig gespeicherte Geschäftsdaten abweichen. Offene, abgelehnte und zur Überarbeitung zurückgegebene Entwürfe werden regelmäßig auf ihre weitere Erforderlichkeit überprüft. Eine pauschale automatische Löschung aller E-Mail-Entwürfe nach sieben Tagen findet nicht statt. Handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Telegram wird für interne Benachrichtigungen über neu vorliegende Entwürfe verwendet. Nach der vorgesehenen Konfiguration enthalten diese Benachrichtigungen lediglich eine interne Entwurfsnummer und einen Bearbeitungsstatus, nicht den Inhalt der Kunden-E-Mail.

8. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten werden nur insoweit an Dienstleister übermittelt, wie dies für die genannten Zwecke notwendig ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dazu können insbesondere Anbieter von Website-Hosting, E-Mail, Serverinfrastruktur, Sicherheitsdiensten, Einwilligungsverwaltung und KI-Verarbeitung gehören. Soweit gesetzlich erforderlich, bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Bei einer Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beachten wir die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Einzelheiten zu den verwendeten technischen und vertraglichen Schutzmaßnahmen können Sie bei uns erfragen.

9. Speicherdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Die konkrete Dauer richtet sich nach Art und Zweck der Daten. Werden Daten nicht mehr benötigt und stehen keine Aufbewahrungspflichten entgegen, werden sie gelöscht oder anonymisiert.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen. Hierzu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Übertragungswege und technische Maßnahmen zur Überwachung und Sicherung unserer Systeme. Ein absoluter Schutz vor allen Risiken ist technisch nicht möglich.

11. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@stegmaier-solar.de. Sofern wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für unseren Sitz in Thüringen kommt insbesondere der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Betracht. Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische Abläufe, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Vorgaben ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.